Klantcase VCU Robotics - Urk

Klaar voor de toekomst met de kracht van standaard in Odoo

VCU Robotics uit Urk ontwikkelt automatiserings- en robotiseringsoplossingen op maat voor de voedingsmiddelenindustrie.

Denk aan pick & place-systemen, (de)palletizers, grading- en sorteerlijnen en oplossingen voor opslag en koeling. Projecten variëren van een zalmfileerlijn tot innovatietrajecten waarin robotica en machine vision samenkomen, voor klanten binnen én buiten Nederland.

Het bedrijf is ontstaan binnen de VCU-groep en werd opgestart door Arie Baak en Maarten Post. Wat begon als een start-up groeide in korte tijd uit tot een engineeringorganisatie met zo'n 15 medewerkers.

Die groei vroeg om structuur: standaardisatie van de eigen bedrijfsprocessen en software die meegroeit. De boekhouding liep nog via AccountView, een pakket dat niet meer paste bij de ambitie. De wens was helder: één moderne omgeving, volledig in de cloud.

De zoektocht naar de juiste partner

VCU Robotics oriënteerde zich eerst kort op een directe implementatie via Odoo zelf. Dat viel al snel af; er was behoefte aan een lokale partner met kennis van zaken, die het bedrijf van dichtbij kon begeleiden. Zo kwam Allinx in beeld.

Na een eerste gesprek op locatie was het gevoel goed. Allinx voerde vervolgens een inventarisatie van de bedrijfsprocessen uit. Die inventarisatie gaf beide partijen een scherp beeld van wat er nodig was en waar de winst te halen viel. Op basis daarvan gaf VCU Robotics groen licht voor een volledige implementatie door Allinx.

Bewust kiezen voor standaard Odoo

Er is bewust gekozen om binnen de standaard van Odoo te blijven. Geen technisch maatwerk, maar bedrijfsprocessen en software op elkaar afstemmen.

Dat past precies bij de filosofie van Allinx, en bij VCU Robotics zelf: in hun eigen engineering draait het net zo goed om eenvoud en standaardisatie. Wat je standaard kunt oplossen, hoef je later niet te onderhouden.

De ingerichte apps sluiten aan op de dagelijkse praktijk van een projectorganisatie: Projecten, Boekhouding, Verkoop, Inkoop, Urenregistratie en Verlof. Met de inzet van analytische boekhouding zijn kosten, uren en opbrengsten direct aan het juiste project te koppelen.

De implementatie en livegang

Op basis van de inventarisatie is een implementatieplan opgesteld, met de livegang op een BTW-periode. Zo kon de financiële administratie netjes worden aangesloten.

Allinx voerde het project volledig uit, met veel aanwezigheid op locatie. Er is intensief overlegd en afgestemd. VCU Robotics voerde daarnaast zelf een groot deel van de projectgegevens in, zo raakten de medewerkers direct vertrouwd met Odoo. Ook met de accountant is afgestemd, zodat de financiële inrichting van meet af aan klopte.

Richting de livegang verschoof de nadruk naar kennisoverdracht en training. Op de dag van de livegang was Allinx op locatie aanwezig voor begeleiding, inclusief hulp bij de migratie en aansluiting vanuit AccountView.

Het resultaat: inzicht en samenwerking op één plek

VCU Robotics werkt inmiddels naar tevredenheid in Odoo. Het inzicht in projecten is sterk verbeterd, mede dankzij de analytische boekhouding: per project is duidelijk hoe het ervoor staat.

Minstens zo belangrijk is dat de samenwerking binnen projecten nu op één plek gebeurt. Communicatie, documenten en voortgang zitten in Odoo, voor iedereen zichtbaar. Dat scheelt zoekwerk en losse mailtjes.

De ontwikkeling staat bovendien niet stil. VCU Robotics kijkt actief naar nieuwe onderdelen van Odoo die van waarde kunnen zijn; recent is Buitendienst in gebruik genomen voor werkzaamheden op klantlocatie.

Allinx blijft als Odoo-partner betrokken voor ondersteuning, advies en verdere doorontwikkeling.